社内共有はどうやってやるの? おすすめの情報共有ツール

会社やチームの業務をスムーズに進めたて行くために、情報共有はとても大切ですよね。
情報共有がしっかりされていないと、お互いの認識に差が出てミスが出たり、さらには信頼関係にもヒビが入ったりと、会社に大きな損失を与えることにつながりかねません。

特に、介護・医療業界のスタッフは一人ひとり勤務時間が異なることも多く、毎日多くの利用者様の情報を扱うなど、確実な情報の蓄積と共有が重視されます。そのため、昨今では出勤時間帯の違うスタッフや事業所同士の連携もリアルタイムで行うことができる、情報共有ツールを導入する事業所が増加傾向にあります。

素早く確実な情報共有をしたいがどんな情報共有ツールを導入すれば良いのかわからない、と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
介護福祉施設でも使いやすいアプリは?また、情報共有ツールを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

情報共有ツールの必要性

これまでは情報共有にメールを使用したり、直接的に行うしかなく、情報共有に多くの時間や手間を費やしていました。特に複数人のチームでプロジェクトを動かす時などには、重要情報の送信し忘れや伝え忘れなどで信頼関係が崩れたり、ミスにつながったりと多くの問題も発生してしまいます。
そのような状況を解決できるのが、『情報共有ツール』です。
情報共有ツールを使用することにより、社内情報の整理・管理、スケジュールの管理、コミュニケーションの円滑化などがスムーズに行え、送信漏れなくチーム全員と迅速にコミュニケーションをとることができ、大幅な業務の効率化も可能です。
情報共有ツールは会社やチームの業務を円滑に回すために、必須のツールになりつつあります。

仕事とプライベートを分ける

今では多くの方々に愛用されている「LINE 」などのチャットアプリを使用している事業所も多いことでしょう。しかしながら、スタッフによっては 「仕事の連絡は仕事用のアプリにしたい」といった要望もあるのも現実です。
使い慣れたツールから、新しいものを社内に広めるのは大変な労力がかかりますが、職場の人にプライベートな情報を誤送信してしまった・・などのリスク回避ができたり、プライベートとのメリハリをつけることでオンオフの切り替えができたりと、スタッフのライフワークバランスを整えることも大切です。

情報共有ツールの選び方

1.目的に合っているか

業務連絡・ファイルの共有・スケジュールの共有・社内コミュニケーションといったメインで使いたい機能が備わっているかが重要です。

2.利用人数は最適か

ツールによって利用人数の制限があり、無料や月額の金額が発生するなどの違いがあります。また、社外のメンバーともやりとりがしやすいなどの機能にも差があります。

3.操作性

管理者やスタッフが無理なく操作できることが重要であり、誰でも直感的に操作ができるようなシンプルなツールが人気です。また、パソコンとの連動ができるかということも業務の効率化には重要なポイントとなります。

4.セキュリティ

個人情報の取り扱いが多い業界ではとくに情報漏洩や不正アクセスなどに対するセキュリティ体制を万全にする必要性があります。堅牢性の高いツールの導入を検討しましょう。

5.サポート体制

ツールによってはサポートデスクがしっかり備わっているサービスがあります。導入したにも関わらずうまく使えない・・トラブルに対応できないなど、状況に応じて幅広くサポートしてもらえることでツールを使いこなす近道になります。

おすすめの情報共有ツール

①LINE WORKS

「ビジネス版LINE」と呼ばれるSNSツールです。LINEと同じようなトークの使いやすさに加え、掲示板やスケジュール管理といった仕事用に使用しやすい機能が備わっています。
また、24時間365日セキュリティ専門のエンジニアチームがモニタリングしており、高レベルのセキュリティで安全に使用することができます。
利用人数が100人までは無料で試すことができます。フリープランはストレージ5GBまでであったりセキュリティと管理に制限があるので有料プランの検討が必要です。

②Slack

Slackはグループチャットを基本としたチームでのやりとりがしやすいアメリカ発のビジネス用のメッセージアプリです。
LINEと同じように使いやすい操作性があり、もちろん個人間でのやりとりも可能です。LINEは対個人が基本なのに対し、Slackは「チャンネル」と呼ばれる複数名でのやりとりが主流になるため、より話の内容を整理しやすくなります。
基本的な機能を利用するだけなら無料で試すことができ、外部サービスとの連携など、より便利に高度に使用したい場合には有料プランがおすすめです。

③Chatwork

数多くのビジネスチャットツールがある中、機能が充実していて特に使いやすいチャットツールとして評価が高いのが「Chatwork(チャットワーク)」です。
グループチャット機能/タスク管理機能/ファイル共有機能/ビデオ通話/音声通話機能など、便利でシンプルな機能が多数あり、誰でも簡単に使いこなせ仕事の効率化に繋がります。
また、国産のサービスのため日本語表示がメインとなりシンプルで直感的にわかりやすい操作性があります。
やるべきタスクをグループ別に作成・管理することができ、やり忘れや漏れがなくなり仕事の質がおのずと高まるはずです。
無料のフリープランから試すことができます。

介護福祉の現場では、とくにITが得意な人が少ないというのが実情ではないかと思います。ツールの機能も大事ですが、みんながストレスなく使いこなせることがツールを選ぶポイントになるのではないでしょうか。

「紙や電話での情報共有だと対応に時間がかかってしまう」
「事務所にいなければ利用者様の情報を確認することができない」
などなど、ツールをうまく使いこなすことで業務効率を上げるきっかけとなり、ご利用者様と向き合う時間を増やすことに繋がります。

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